Les modèles de votre agence
Préparez vos contrats, factures et reçus avec vos modèles ou un document existant.
DOCUMENTS ET CAISSE · AGENCES DE LOCATION EN TUNISIE
Des contrats de location à la clôture des paiements.
Un contrat, plusieurs règlements et une caution doivent pouvoir être relus dans le même dossier. CarthageGo réunit les documents de location de votre agence, l’historique des paiements et le règlement final, avec le suivi des montants en dinars tunisiens, euros et dollars.
Pourquoi réunir les documents, les paiements et la caution ?
Au retour d’une voiture, votre agence doit pouvoir expliquer ce qui a été payé, ce qui reste dû et ce qui doit être remboursé. Un dossier complet vous permet de relire les documents, l’état des lieux et les opérations enregistrées avant de valider le règlement final.
- Réutilisez les modèles de votre agence pour préparer les documents de chaque location.
- Distinguez le prix de location, les règlements et la caution dans leurs devises respectives.
- Rapprochez les encaissements des agents avec les espèces effectivement remises à l’agence.
Des montants lisibles
Retrouvez les sommes réglées, le solde et la caution avec leur devise et leur historique.
Le suivi des espèces
Rapprochez les encaissements et remboursements des agents avec leur remise à l’agence.
Utiliser vos propres contrats et factures de location
Chaque agence dispose de sa bibliothèque de modèles de documents. Vous pouvez préparer un modèle dans l’éditeur ou importer un contrat vierge et une présentation de facture existante. Les formats PDF, Word et image sont pris en charge selon le type de document ; un modèle importé peut nécessiter un positionnement des champs et une vérification de la mise en page.
Les documents générés reprennent les informations disponibles dans la réservation. Les états des lieux de prise en charge et de restitution ainsi que le règlement final restent liés à la location. Vérifiez votre modèle avec un dossier de démonstration avant de l’utiliser pour vos clients.
Le contenu juridique et les mentions comptables de vos documents doivent être validés pour votre agence. La génération d’un PDF ne constitue pas une certification fiscale ou une validation automatique de vos clauses.
Suivre les paiements en TND, EUR et USD
Le dossier distingue le montant de la location, les paiements enregistrés et le solde restant. Chaque opération conserve sa devise. Les montants en TND sont affichés avec trois décimales, afin de suivre également les millimes.
Un paiement en euros ne doit pas être additionné à un paiement en dinars comme s’il s’agissait de la même unité. Lorsque le dossier utilise une conversion, vérifiez les montants et le taux enregistré avant de valider le règlement. L’historique permet ensuite de comprendre les paiements successifs et les remboursements.
Les règlements des clients restent effectués après contact avec l’agence, selon les instructions convenues. Le suivi de caisse enregistre ces opérations ; il ne déclenche pas un prélèvement bancaire automatique.
Séparer la caution du prix de la location
La caution détenue puis remboursée a son propre suivi. Au retour, l’agence complète l’état des lieux et vérifie le carburant, le kilométrage et les éventuels dommages avant de préparer le règlement final. Les montants restant dus et les remboursements doivent être enregistrés dans le dossier.
Les incidents et les amendes peuvent être suivis avec leurs justificatifs et les sommes associées. Un montant doit correspondre à une décision documentée de l’agence et aux conditions de la location ; le logiciel ne décide pas à votre place de la responsabilité du client.
Clôturer la caisse de l’équipe sans perdre les justificatifs
Un agent peut collecter des espèces lors d’une remise ou d’un retour. Le suivi de fin de journée rassemble les encaissements, les remboursements et les sommes remises physiquement à l’agence. Le responsable peut rapprocher ces éléments avec les opérations enregistrées.
La caisse des locations est distincte du paiement de votre abonnement CarthageGo, réglé en espèces après contact et validation par notre équipe. Les commissions concernent les réservations apportées par CarthageGo, même pour une agence abonnée ; elles ne s’appliquent pas aux locations directes de vos propres clients.
UNE SITUATION DU QUOTIDIEN
Exemple : relire un règlement en dinars
Exemple illustratif dans une seule devise. La caution reste suivie séparément du prix de location.
- Le prix de la location est de 600,000 TND et un premier paiement de 200,000 TND est enregistré.
- Le solde de location est alors de 400,000 TND, avant tout ajustement convenu.
- L’agence consigne séparément la caution reçue et son éventuel remboursement après l’état des lieux.
- Après le règlement du solde, elle vérifie l’historique et prépare les documents de clôture du dossier.
À apporter pour une démonstration des documents et de la caisse
- Un contrat vierge et un exemple de présentation de facture, sans données de clients.
- Vos devises utilisées et vos règles de caution.
- Un scénario de paiement partiel et de règlement au retour.
- Votre organisation pour les encaissements des agents et la remise des espèces.
Nous vous présentons le fonctionnement avec un exemple, puis nous préparons la mise en service selon votre flotte et votre organisation.
Puis-je conserver mon contrat actuel en PDF ou Word ?
Oui. Vous pouvez importer un modèle existant et le préparer pour les champs de réservation. La mise en page et les clauses doivent être vérifiées avant utilisation.
Les paiements des locations et l’abonnement sont-ils mélangés ?
Non. Les règlements des clients et les cautions appartiennent aux dossiers de location. Le paiement de l’abonnement de votre agence fait l’objet d’un suivi distinct.
Les factures sont-elles automatiquement certifiées conformes ?
La plateforme génère des documents à partir de vos modèles et données. Faites vérifier les mentions, la numérotation et les obligations applicables avec votre conseil comptable ; aucune certification fiscale n’est annoncée.
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